SPOR KULÜPLERİNİN DEFTER TUTMA USUL VE ESASLARI

A. GİRİŞ

Spor Kulüpleri Tarafından Tutulacak Defter ve Kayıtlar Hakkında Yönetmelik, 7 Eylül 2022 tarihinde 31946 Sayılı Resmi Gazete ile birlikte yürürlüğe girmiştir.

Spor hukuku açısından son derece önemli olan bu yönetmelikte spor kulüplerinin nasıl defter tutacağı, yükümlülüklerini, usul ve esasları düzenlenmiş olup işbu yazımızda söz konusu yönetmeliği inceleyeceğiz.

Öncelikle işbu yönetmeliğe tabi spor kulüplerinin hangi spor kulübü olduğunu açıklamamız gerekirse, Gençlik ve Spor Bakanlığı ile spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran spor kulüpleri ve üst kuruluşlardır.

B. SPOR KULÜPLERİNİN TUTMASI GEREKEN DEFTERLER

Spor kulüplerinin bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

• Karar defteri
• Üye kayıt defteri
• Evrak kayıt defteri
• Yevmiye defteri, büyük defter, envanter defteri

Bu defterlerden envanter defter, yevmiye defteri ve büyük defter söz konusu yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak şartıyla elektronik ortamda tutulmalarına ilişkin Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca Çıkarılan tebliğlerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde tutulabilecekken diğer defterler ise Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabilir.

İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar ise aşağıdaki gibidir:

• Karar defteri
• Üye kayıt defteri
• Evrak kayıt defteri
• İşletme hesabı defteri
• Demirbaş defteri
• Borç-alacak defteri

Eğer bir spor kulübü bu defterler hariç başka bir defter tutmaya ihtiyaç duyacakları takdirde bu defterleri kullanmaya başlamadan önce Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü’ne tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Karar ve üye kayıt defterlerinin daimi olarak saklanması gerekmektedir.

1. Defterlerin Kaydı
   Defterlerin kayıt usulü ticaret şirketlerinin kayıt usulüne benzerlik göstermektedir. Örneğin, bir yazım ve kayıt önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizileme ve değiştirilemez. Bir başka örnek vermek gerekirse, karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
   
   Yönetmeliğin 10.maddesinde de belirtildiği üzere spor kulüplerinde hesap dönemi kural olarak bir takvim yılıdır ve hesap dönemi 1 Ocak-31 Aralık tarihlerini kapsamaktadır. Yeni kurulan bir spor kulübü söz konusu ise kuruluş tarihinden başlamak üzere yine 31 Aralık tarihinde hesap dönemi son bulur.
   
   Spor kulübüne bağlı bir veya daha fazla spor anonim şirketi varsa konsolidasyon spor kulübü bilançosunda yapılır. Bu durumda hesap dönemi olarak spor anonim şirketinin hesap dönemi spor kulübüne de uygulanır. Spor kulübüne bağlı birden fazla spor anonim şirketi bulunması hâlinde, spor kulübü bilançosunda en yüksek harcamaya sahip spor dalında faaliyet gösteren spor anonim şirketinin hesap dönemi spor kulübüne de uygulanır. (Yönetmelik m.10/3)
   
   Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce, yani 7 Eylül 2022 tarihinden önce spor kulübünün kullanmaya devam ettiği bir defter var ise Yönetmeliğin Geçici 1.maddesi uyarınca kalan sayfalar bitene kadar kullanmaya devam edecektir.
   

2. Defterlerin Tasdiki
   Spor kulüpleri yukarıda bahsedilen ticari defterlerini Vergi Usul Kanunu’na uygun şekilde tasdik edilmesi gerekmektedir. Diğer defterlerin ise Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü’ne veya noterlere tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

 C. SPOR KULÜPLERİNİN GELİR VE GİDER BELGELERİ

Yönetmeliğin 12.maddesinde de belirtildiği üzere spor kulüplerinin gelirleri alındı belgesi ile tahsil edilir. Banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler de alındı belgesi sayılmaktadır. 21.maddeye göre ise alındı belgeleri, gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip bulunanlara imza karşılığı verilmektedir. Kullandıktan sonra yine imza karşılığı geri alınmaktadır. Gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip kişiler yönetim kurulu kararı ile seçilir ve en çok yönetim kurulu görev süresi ile sınırlı olarak yetki süresi de belirtilir. Yönetim kurulu kararı ile yetkili kılınan kişiler eğer bir para tahsil etmişse bu parayı on beş iş günü içerisinde spor kulübünün banka hesabına yatırmalıdır.  Ancak 23.madde de belirtildiği üzere 213 sayılı Kanunun ilgili hükümleri uyarınca bankalar ile finansal kuruluşlar veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi aracılığıyla yapılması zorunlu ödeme tutarını geçmesi halinde bu paranın en geç iki iş günü içinde spor kulübünün banka hesabına yatırılması zorunludur.

Gider bakımından ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri gider yapılmaktadır. Bu kapsama girmeyen ödemeler için ise gider makbuzu veya banka dekontu gibi belgeler harcama belgesi olarak sayılmaktadır.

Eğer spor kulüpleri tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak ücretsiz hizmet vb. yardımlar için Ayni Yardım Teslim Belgesi düzenlenmektedir. Spor kulübüne yapılacak yardımların ise Ayni Bağış Alındı Belgesi düzenlenerek yapılması gerekmektedir.

Yönetmeliğin 24.maddesinde de belirtildiği üzere Spor kulüpleri adına veya hesabına yapılacak ödeme ve tahsilatın 19/10/2005 tarihli ve 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki bankalar ile finansal kuruluşlar veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi aracılığı ile yapılması zorunludur.

Yönetmeliğin 13.maddesinde de belirtildiği üzere spor kulüpleri tarafından tutulması ve saklanması zorunlu olan hesap ve belgeler, özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, diğer kayıt ve belgeler ise kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak on yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

1. Finansal Tablolar
   İşletme hesabına göre kayıt tutan spor kulüpleri tarafından, İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan spor kulüpleri tarafından, gelir ve gider işlemlerini tasnif etmek amacıyla başta işletme hesabı defteri olmak üzere diğer defter ve kayıtlarıyla uyumlu şekilde yılsonlarında (31 Aralık) Ek-7’de gösterilen biçimde İşletme Hesabı Tablosu düzenlenir. (Yönetmelik m.16)
   
   Bilanço esasına göre defter tutan spor kulüplerinin Türkiye Muhasebe Standartları (TMS) Uygulama Kapsamına İlişkin Kurul Kararı (“Kurul Kararı”)’nın 3üncü maddesine göre:
   1. Kurul Kararında yer alan ekli listede yer almaları halinde finansal tablolarının hazırlanmasında Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS),
   2. Bağımsız denetime tabi olup, ekli listede yer almaması halinde ise finansal tablolarının hazırlanmasında isteğe bağlı olarak TFRS’nin esas alınabilmesi saklı kalmakla birlikte Büyük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler İçin Finansal Raporlama Standartları (BOBİ FRS), esas alınır. 

Kurul Kararı uyarınca TMS uygulama kapsamına dahil olmayan spor kulüplerinin finansal tablolarının hazırlanmasında Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esas alınır. (Yönetmelik m. 17)

D. DEFTERLERİN KAYBOLMASI

Yönetmeliğin 15.maddesinde “Spor kulüpleri tarafından tutulan defter veya belgelerin kaybolması, çalınması, okunamayacak duruma gelmesi veya yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi bir afet nedeniyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğraması durumunda, spor kulübü yöneticisi zıyaın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içerisinde zayi belgesi almak için spor kulübü merkezinin bulunduğu yer yetkili mahkemesine başvuru yapar ve neticesinden il müdürlüğü yazılı şekilde bilgilendirilir.” ibaresi bulunmaktadır. Otuz gün içerisinde zayi belgesi alınmazsa, spor kulübü defter ve belgelerinin zıyaa uğradığını başka bir şekilde kanıtlayamaz. Bu durum ise zayi olan belgeleri ibrazının zorunlu olduğu durumlarda zor duruma düşürecektir. Örneğin yargılama aşamasında olan bir spor kulübü zayi belgesi almadığı için defterlerini ibraz edemeyeceğinden aleyhe durum yaratabilecektir. Vergi verme yükümlülüğü bakımından ise vergi cezaları da gündeme gelecektir.

E. SONUÇ

Yukarıda ayrıntılı olarak açıkladığımız üzere spor kulüplerinin birtakım defter tutma ve kayıt yükümlülükleri vardır. Bu yükümlülüklerini nasıl yerine getirecekleri 7 Eylül 2022 tarihinde 31946 Sayılı Resmi Gazete Spor Kulüpleri Tarafından Tutulacak Defter ve Kayıtlar Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiş olup tutulacak defter ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir. İşbu yönetmeliğe tabi olan spor kulüplerinin son derece önemli olan yükümlülüklerini yerine getirmeleri gerekmektedir.